Cómo diseñar el almacén de una tienda: una trastienda que facilite la operación

1. Dimensionar con datos de operación y no con un porcentaje fijo

Dos tiendas con la misma superficie de venta pueden necesitar almacenes muy diferentes. Influyen el tamaño de los artículos, el número de referencias, las entregas, las devoluciones y los picos de campaña. La primera decisión consiste en definir qué debe guardarse y durante cuánto tiempo, no en aplicar un porcentaje universal.

Conviene reunir información de una semana normal y de un momento de máxima actividad. En moda importan prendas colgadas, dobladas y embaladas; en otros sectores pueden dominar cajas rígidas, equipos voluminosos o productos de valor. También hay material que no se vende: consumibles, limpieza, elementos de campaña y útiles del personal.

El resultado debería ser un programa de necesidades con unidades y operaciones, no solo metros cuadrados. Una tabla con familia de producto, formato, cantidad máxima prevista y frecuencia de movimiento ayuda a comparar alternativas. Si cambian las entregas o se añade venta online, conviene revisar ese programa antes de ampliar estanterías.

2. Elegir el sistema de almacenamiento y comprobar sus límites

El sistema debe ajustarse al producto y a cómo se manipula. Barras, bandejas, cajones y módulos de cajas resuelven necesidades distintas. Ganar altura puede aumentar capacidad, pero también modificar el acceso, la estabilidad, las cargas y el trabajo necesario para reponer.

La elección requiere conocer las cargas previstas y las instrucciones del fabricante, así como la capacidad del soporte y las condiciones de montaje. No conviene modificar niveles, retirar arriostramientos o improvisar anclajes sin comprobar el efecto sobre el conjunto. Los daños y cambios de configuración deben tener un procedimiento de revisión.

La NTP 852 del INSST trata sistemas de almacenamiento en estanterías metálicas para cargas paletizadas y sus riesgos. Es una referencia preventiva para ese ámbito, no una plantilla que pueda trasladarse sin más a cualquier mobiliario de tienda. La imagen logística de este bloque ilustra un sistema de almacenamiento, no una solución dimensionada para una trastienda.

3. Reservar espacio para recibir, revisar y devolver mercancía

La recepción no termina al dejar unas cajas junto a la puerta. Hay que descargarlas, comprobar cantidades, revisar incidencias, retirar embalajes y asignar ubicación. Si esas tareas no tienen un lugar previsto, pueden ocupar las circulaciones o interferir con la reposición.

Interesa distinguir producto pendiente de revisión, mercancía lista para vender y devoluciones. Esa separación puede resolverse con zonas identificadas y una organización clara, sin necesidad de multiplicar tabiques. Una mesa de trabajo debe tener el tamaño, la iluminación y los apoyos adecuados a la tarea, además de espacio para acceder a ella.

También conviene prever cartones y residuos sin invadir salidas ni acercarlos a focos de riesgo. El proyecto debe coordinar el recorrido desde el punto de entrega del edificio hasta la tienda: ascensores, puertas, horarios y restricciones del centro comercial pueden condicionar más la operación que el propio plano de la trastienda.

4. Conectar almacén, sala de ventas y pedidos online

Un buen plano representa movimientos, no solo muebles. Hay que recorrer sobre él una entrega completa, una reposición urgente y una devolución. El objetivo es detectar cruces incómodos y lugares donde una operación bloquea a otra antes de ejecutar la obra.

Cuando la tienda prepara pedidos o gestiona recogidas, conviene asignar ubicación a los paquetes terminados y diferenciarla del stock disponible. También deben preverse conexiones para los equipos que utilice el personal y espacio para consumibles. Dejar estas necesidades para el final suele generar cables y apoyos provisionales.

La relación con la sala de ventas debe permitir controlar accesos sin dificultar el trabajo. La ubicación de la puerta de almacén influye en recorridos, exposición y atención al cliente. Estas decisiones forman parte de la planificación de apertura de una tienda y conviene cerrarlas con operación, arquitectura e instalaciones.

5. Coordinar seguridad, instalaciones y ergonomía

La revisión de incendio debe considerar uso, mercancía, cantidad, disposición y características del establecimiento. El CTE DB-SI contiene criterios que deben coordinarse con la reglamentación que corresponda al almacenamiento. No basta con llamar “trastienda” al recinto para resolver su clasificación ni con copiar una solución de otro local.

La distribución debe mantener accesibles salidas, cuadros, equipos de protección y registros que necesiten mantenimiento. Los sistemas de detección y extinción se coordinan con estanterías y altura de almacenamiento; sus separaciones no deberían decidirse por intuición. Cualquier cambio relevante debe revisarse antes de ocupar el espacio.

En las tareas manuales, peso, postura, frecuencia y recorrido influyen conjuntamente. El INSST reúne documentación para evaluar la manipulación de cargas. Conviene evitar que los artículos de movimiento habitual obliguen a trabajar con alcances incómodos, y prever medios de acceso o ayudas adecuados. No se debe trepar al mobiliario para alcanzar una caja.

6. Probar el funcionamiento antes de darlo por terminado

La entrega gana valor cuando incluye una prueba operativa con formatos de mercancía representativos. Comprueba puertas, giros, superficies de apoyo, lectura de etiquetas, iluminación y acceso a instalaciones. La capacidad dibujada puede no coincidir con la útil si quedan rincones inaccesibles o falta espacio para maniobrar.

Conserva un plano con zonas, referencias del mobiliario, cargas indicadas por el fabricante e instrucciones de mantenimiento. Define cómo se comunicarán daños y quién autoriza cambios. Si la reforma convive con la venta, prepara también el almacenamiento temporal y la secuencia de traslado para que el día de apertura no empiece con cajas en los pasos.

Preguntas frecuentes sobre trastiendas

¿Qué porcentaje del local debe dedicarse al almacén?

No existe una proporción válida para todas las tiendas. Se calcula a partir de producto, stock, entregas, operaciones y condiciones del inmueble.

¿Más estanterías significan más capacidad útil?

No siempre. También hacen falta accesos, espacio de trabajo y recorridos. Saturar el recinto puede dificultar encontrar y manipular la mercancía.

¿Puedo cambiar la distribución cuando llegue una campaña?

La flexibilidad debe estar prevista. Los cambios que afectan a cargas, accesos, evacuación o instalaciones necesitan revisión, aunque el mobiliario parezca desmontable.